Kiểm tra, khảo sát, tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc trong lĩnh vực hộ tịch khi triển khai chính quyền địa phương 02 cấp và thực hiện Đề án 06 của Chính phủ

Tham dự các Buổi làm việc: (i) Về phía Bộ Tư pháp có đại diện Lãnh đạo Bộ/Lãnh đạo Cục Hành chính tư pháp, Bộ Tư pháp làm Trưởng đoàn, Lãnh đạo phòng, chuyên viên, đại diện đơn vị tư vấn kỹ thuật của Cục Hành chính tư pháp. (ii) Về phía địa phương, có đại diện Sở Tư pháp gồm: đại diện Lãnh đạo Sở, Lãnh đạo Phòng và chuyên viên phòng Hành chính tư pháp. Đại diện UBND cấp xã gồm: Lãnh đạo UBND, đại diện Trung tâm phục vụ hành chính công, đại diện Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và công chức làm công tác hộ tịch.   


Tại buổi làm việc, đoàn công tác đã trao đổi, thảo luận, nắm bắt thông tin về tình hình triển khai thi hành Nghị định số 120/2025/NĐ-CP, Đề án 06: tập trung vào việc triển khai mô hình chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực hộ tịch; việc sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử, tập trung vào việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến, liên thông 02 nhóm thủ tục hành chính liên quan đến đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, việc rà soát, đối chiếu, chuẩn hoá dữ liệu sau số hoá, những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai; đề xuất giải pháp nhằm tháo gỡ khó khăn, vướng mắc. Bên cạnh đó, đoàn công tác đã trực tiếp kiểm tra cơ sở vật chất, việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại Trung tâm phục vụ hành chính công, việc giải quyết, xử lý hồ sơ của công chức làm công tác hộ tịch; hướng dẫn công chức bộ phận một cửa, công chức làm công tác hộ tịch thực hiện thao tác trên phần mềm.    

Kết quả khảo sát cho thấy:
Về ưu điểm: Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại các đơn vị cơ bản được triển khai theo đúng quy định của Luật Hộ tịch, Nghị định số 120/2025/NĐ-CP, Đề án 06. Thực hiện niêm yết đầy đủ thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch. Việc kết nối liên thông dữ liệu giữa Cổng dịch vụ công cấp tỉnh với Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử và Cổng dịch vụ công quốc gia được thông suốt, đa số hồ sơ đều được thực hiện trên cổng dịch vụ công quốc gia và được xử lý thông qua hệ thống một cửa của tỉnh theo đúng quy trình. Điều kiện phục vụ, cơ sở vật chất tại các đơn vị nhìn chung cơ bản đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác hộ tịch và triển khai các nội dung của Đề án 06.   


Về khó khăn, vướng mắc: Qua kiểm tra cho thấy các địa phương phát sinh các vướng mắc như:
(i) Về việc chuyển dữ liệu hộ tịch lịch sử: Một số địa phương mới hoàn thành nhập dữ liệu hộ tịch lịch sử vào Phần mềm hộ tịch 158 (cũ) và chuyển vào CSDLHTĐT nhưng chưa hoàn thành nhập dữ liệu hộ tịch từ năm 2016 đến thời điểm địa phương sử dụng HTĐKQLHT cũ nên chưa có đủ dữ liệu để phục vụ giải quyết các TTHC.   
(ii) Về kết nối của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp tỉnh: Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh chưa kết nối/hoặc kết nối chưa đầy đủ với Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch và Phần mềm dịch vụ công liên thông nên công chức phải nhập hồ sơ 2 lần và chuyển hồ sơ giấy trực tiếp sang cơ quan công an, bảo hiểm để giải quyết yêu cầu đăng ký thường trú và cấp Thẻ bảo hiểm y tế. Các Mẫu điện tử tương tác đăng ký hộ tịch trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp tỉnh chưa đúng biểu mẫu và đầy đủ thông tin theo quy định tại Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 hoặc có đầy đủ thông tin nhưng không chuyển được sang Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch nên công dân vẫn phải ký bản giấy Tờ khai đăng ký hộ tịch mặc dù đã nộp hồ sơ trực tuyến. Chưa tự động điền/tích hợp thông tin khi công dân đã đăng nhập bằng tài khoản VNEID mức độ 2,…  
(iii) Vướng mắc khác: Người dùng thao tác sai trên Hệ thống ĐKQLHTĐT, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp tỉnh dẫn đến chậm/kéo dài thời gian giải quyết TTHC; Người có yêu cầu giải quyết các việc hộ tịch không tự thực hiện được các thủ tục trực tuyến, nên công chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn người dân dẫn đến mất nhiều thời gian,…

Tại các buổi làm việc, Đoàn công tác đánh giá cao việc chủ động triển khai thực hiện Đề án 06, Nghị định số 120/2025 của địa phương; đại diện đoàn công tác đã trả lời, chia sẻ, trao đổi, giải quyết các khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của địa phương. Đối với những vấn đề bất cập thuộc kỹ thuật của Hệ thống đăng ký và quản ký hộ tịch điện tử, Đoàn công tác cũng đã ghi nhận để sớm điều chỉnh, hoàn thiện, bảo đảm vận hành thông suốt.

Kết luận tại các buổi làm việc, Đoàn công tác đề nghị:
Đối với Sở Tư pháp:

• Cần rà soát, đánh giá về tình trạng máy móc, trang thiết bị phục vụ công tác đăng ký hộ tịch của các xã, phường, thị trấn trên địa bàn, tham mưu cho UBND tỉnh chỉ đạo bố trí kinh phí, nâng cấp, thay thế, cải thiện về trang thiết bị, cơ sở hạ tầng bảo đảm cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại các địa phương.
• Trao đổi với Sở Thông tin truyền thông có giải pháp ổn định kết nối giữa Hệ thống thông tin, giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh với Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp, không để tình trạng dữ liệu không liên thông, công chức phải nhập dữ liệu nhiều lần, gây mất thời gian, nhầm lẫn, khó thống kê, kiểm soát số lượng và thời gian thực hiện thủ tục hành chính, ảnh hưởng đến tính chất, hiệu quả của việc giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến.
• Chủ động báo cáo UBND cấp tỉnh bố trí, sắp xếp đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch bảo đảm tiêu chuẩn, trình độ theo đúng quy định của pháp luật hộ tịch, đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng, tránh tình trạng quá tải hiện nay; có kế hoạch tổ chức đào tạo, tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ hộ tịch cho công chức làm công tác hộ tịch ở địa phương.
• Khẩn trương rà soát toàn bộ dữ liệu hộ tịch sau khi sắp xếp, sáp nhập, hợp nhất các đơn vị hành chính (kể cả dữ liệu số hoá và dữ liệu hộ tịch từ năm 2016 đến thời điểm địa phương sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp) trên cơ sở Sổ đăng ký hộ tịch đang lưu trữ tại địa phương, bảo đảm dữ liệu được chuyển lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đầy đủ phục vụ việc kết nối, khai thác tra cứu giải quyết thủ tục hành chính; phối hợp với Bộ Tư pháp kịp thời xử lý các vướng mắc liên quan đến dữ liệu, chịu trách nhiệm trong trường hợp không có/thiếu dữ liệu phục vụ giải quyết TTHC.  
• Chủ động, tăng cường tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch cho đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đáp ứng được yêu cầu giải quyết các việc đăng ký hộ tịch cho người dân.
• Chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan đăng ký hộ tịch giải quyết các vướng mắc trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch theo thẩm quyền, có cơ chế trao đổi, xin ý kiến hướng dẫn giải quyết các vướng mắc nghiệp vụ nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả, bao gồm cả các các vướng mắc liên quan đến số hoá Sổ hộ tịch.
• Phối hợp với các cơ quan có liên quan tăng cường tuyên truyền, thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến cho người dân, tránh việc công chức làm công tác hộ tịch dành quá nhiều thời gian hỗ trợ người dân, không đảm bảo được công việc chuyên môn.

Đối với các đơn vị được kiểm tra, khảo sát:

• Có kế hoạch nâng cấp trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin bảo đảm hiệu quả phục vụ công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.
• Kịp thời báo cáo Sở Tư pháp những bất cập, vướng mắc khi áp dụng pháp luật hộ tịch trong thực tiễn để thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch thống nhất tại địa phương.
• Chủ động học hỏi, nâng cao trình độ công nghệ thông tin để có thể đáp ứng yêu cầu trong bối cảnh hiện nay

Trong thời gian tới, Cục Hành chính tư pháp sẽ tiếp tục hỗ trợ, hướng dẫn, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của địa phương trong quá trình sử dụng Hệ thống đăng ký quản lý hộ tịch điện tử qua nhiều hình thức khác nhau để bảo đảm thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực hộ tịch được thông suốt, hiệu quả.