Khai thác dữ liệu hộ tịch điện tử: Bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính gắn với chuyển đổi số dựa trên dữ liệu
11/12/2025
Ngày 10/12/2025, Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 3458/BTP-HCTP công bố các dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) đủ điều kiện khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính (TTHC). Đây là động thái có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong triển khai Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP của Chính phủ về cắt giảm, đơn giản hóa TTHC dựa trên dữ liệu – một trong những định hướng cải cách lớn nhất trong giai đoạn chuyển đổi số quốc gia hiện nay.
1. Thay đổi tư duy giải quyết thủ tục hành chính - từ “thu giấy tờ” sang “khai thác dữ liệu”
Việc Bộ Tư pháp công bố danh mục dữ liệu đủ điều kiện khai thác đánh dấu bước chuyển căn bản từ mô hình giải quyết TTHC dựa trên giấy tờ sang mô hình “không yêu cầu cung cấp lại thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu”. Danh mục dữ liệu được phép khai thác bao trùm hầu hết các loại giấy tờ hộ tịch quan trọng: Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn/bản sao Trích lục kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Trích lục khai tử/Giấy chứng tử/bản sao Trích lục khai tử và các loại giấy tờ hộ tịch khác (Trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con; Giấy chứng nhận đăng ký nhận nuôi con nuôi…). Đây là những giấy tờ được sử dụng trong phần lớn TTHC ở nhiều lĩnh vực như bảo hiểm xã hội, giáo dục, y tế, trợ giúp pháp lý…Khi được khai thác trực tuyến từ CSDLHTĐT, công dân không cần phải nộp bản chính hoặc bản sao các giấy tờ này, góp phần giảm thời gian, chi phí, đồng thời hạn chế tình trạng xác nhận lặp lại nhiều lần giữa các cơ quan.
2. Bộ Tư pháp - cơ quan tiên phong trong chia sẻ dữ liệu hộ tịch
Việc Bộ Tư pháp là cơ quan đầu tiên thực hiện chia sẻ dữ liệu để cắt giảm TTHC theo Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP phản ánh vai trò trung tâm của ngành Tư pháp trong xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số. CSDLHTĐT - được hình thành từ năm 2016 và được liên tục cập nhật bổ sung - là cơ sở dữ liệu quan trọng chứa đựng thông tin cơ bản của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết đi.
Bằng việc chia sẻ theo mức độ hoàn thiện thực tế của cơ sở dữ liệu, với nguyên tắc dữ liệu cập nhật đến đâu được chia sẻ đến đó; tạo cơ sở để các Bộ, ngành và địa phương chủ động tích hợp, khai thác thông tin theo nhu cầu, không chờ hoàn tất cơ sở dữ liệu mới triển khai. Đây là cách tiếp cận linh hoạt, phù hợp với thực tiễn, góp phần đẩy nhanh tiến trình thực thi cải cách thủ tục hành chính gắn với chuyển đổi số.
3. Điều kiện kỹ thuật và yêu cầu tái cấu trúc quy trình TTHC
Chia sẻ dữ liệu không chỉ ở việc thay đổi toàn diện trong phương thức giải quyết, tái cấu trúc TTHC mà còn phải đòi hỏi phải thay đổi kết nối kỹ thuật giữa các Bộ, ngành, địa phương với CSDLHTĐT của Bộ Tư pháp. Do đó, các Bộ, ngành, địa phương phải thực hiện: (i) Điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết TTHC để có thể khai thác dữ liệu từ CSDLHTĐT theo cấu trúc do Bộ Tư pháp hướng dẫn; (ii) Tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC, loại bỏ yêu cầu nộp giấy tờ hộ tịch khi đã khai thác dữ liệu tương ứng; (iii) Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và tuân thủ chặt chẽ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Việc tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC được xem là khâu khó nhất nhưng cũng là chìa khóa để TTHC thực sự được đơn giản hóa theo hướng gắn với dữ liệu, bảo đảm “đúng - đủ - sạch - sống - thống nhất - dùng chung”.
4. Xử lý trong trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất
Do lịch sử lưu trữ và điều kiện tự nhiên (bão, lũ lụt…) ở một số địa phương, sổ hộ tịch có thể bị hư hỏng hoặc thiếu thông tin, dẫn đến CSDLHTĐT chưa được cập nhật đầy đủ. Vì vậy, để bảo đảm quyền lợi của người dân, Quyết định quy định rõ trách nhiệm phối hợp giữa người dân và cơ quan nhà nước, cụ thể, nếu CSDLHTĐT chưa có dữ liệu hoặc dữ liệu không thống nhất với giấy tờ hộ tịch của công dân, cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn công dân liên hệ UBND cấp xã - cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền để cập nhật, điều chỉnh thông tin theo quy định. Điều này vừa bảo đảm tính chính xác của dữ liệu hộ tịch vừa giúp “làm sạch dữ liệu” một cách thường xuyên và liên tục, góp phần cho CSDLHTĐT ngày càng đầy đủ, chính xác hơn.
5. Yêu cầu trước khi kết nối chính thức
Một điểm quan trọng cần lưu ý, trước khi kết nối và chia sẻ dữ liệu, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND tỉnh, thành phố phải thống nhất bằng văn bản với Bộ Tư pháp về: phạm vi và hình thức kết nối dữ liệu, cấu trúc và tiêu chuẩn thông tin, trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật đời tư, phương án đảm bảo an ninh mạng, quy trình kiểm thử trước khi vận hành chính thức. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm việc kết nối dữ liệu được thực hiện minh bạch, an toàn và đúng mục đích.
Việc công bố và chia sẻ dữ liệu hộ tịch không chỉ phục vụ cắt giảm TTHC mà còn tạo nền tảng cho việc hình thành hệ thống dịch vụ hành chính công “không giấy tờ”, “không khai lại thông tin đã có”, tăng cường kết nối dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước, thúc đẩy cải cách hành chính gắn với chuyển đổi số, góp phần xây dựng Chính phủ số, xã hội số và công dân số.
1. Thay đổi tư duy giải quyết thủ tục hành chính - từ “thu giấy tờ” sang “khai thác dữ liệu”
Việc Bộ Tư pháp công bố danh mục dữ liệu đủ điều kiện khai thác đánh dấu bước chuyển căn bản từ mô hình giải quyết TTHC dựa trên giấy tờ sang mô hình “không yêu cầu cung cấp lại thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu”. Danh mục dữ liệu được phép khai thác bao trùm hầu hết các loại giấy tờ hộ tịch quan trọng: Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn/bản sao Trích lục kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Trích lục khai tử/Giấy chứng tử/bản sao Trích lục khai tử và các loại giấy tờ hộ tịch khác (Trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con; Giấy chứng nhận đăng ký nhận nuôi con nuôi…). Đây là những giấy tờ được sử dụng trong phần lớn TTHC ở nhiều lĩnh vực như bảo hiểm xã hội, giáo dục, y tế, trợ giúp pháp lý…Khi được khai thác trực tuyến từ CSDLHTĐT, công dân không cần phải nộp bản chính hoặc bản sao các giấy tờ này, góp phần giảm thời gian, chi phí, đồng thời hạn chế tình trạng xác nhận lặp lại nhiều lần giữa các cơ quan.
2. Bộ Tư pháp - cơ quan tiên phong trong chia sẻ dữ liệu hộ tịch
Việc Bộ Tư pháp là cơ quan đầu tiên thực hiện chia sẻ dữ liệu để cắt giảm TTHC theo Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP phản ánh vai trò trung tâm của ngành Tư pháp trong xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số. CSDLHTĐT - được hình thành từ năm 2016 và được liên tục cập nhật bổ sung - là cơ sở dữ liệu quan trọng chứa đựng thông tin cơ bản của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết đi.
Bằng việc chia sẻ theo mức độ hoàn thiện thực tế của cơ sở dữ liệu, với nguyên tắc dữ liệu cập nhật đến đâu được chia sẻ đến đó; tạo cơ sở để các Bộ, ngành và địa phương chủ động tích hợp, khai thác thông tin theo nhu cầu, không chờ hoàn tất cơ sở dữ liệu mới triển khai. Đây là cách tiếp cận linh hoạt, phù hợp với thực tiễn, góp phần đẩy nhanh tiến trình thực thi cải cách thủ tục hành chính gắn với chuyển đổi số.
3. Điều kiện kỹ thuật và yêu cầu tái cấu trúc quy trình TTHC
Chia sẻ dữ liệu không chỉ ở việc thay đổi toàn diện trong phương thức giải quyết, tái cấu trúc TTHC mà còn phải đòi hỏi phải thay đổi kết nối kỹ thuật giữa các Bộ, ngành, địa phương với CSDLHTĐT của Bộ Tư pháp. Do đó, các Bộ, ngành, địa phương phải thực hiện: (i) Điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết TTHC để có thể khai thác dữ liệu từ CSDLHTĐT theo cấu trúc do Bộ Tư pháp hướng dẫn; (ii) Tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC, loại bỏ yêu cầu nộp giấy tờ hộ tịch khi đã khai thác dữ liệu tương ứng; (iii) Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và tuân thủ chặt chẽ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Việc tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC được xem là khâu khó nhất nhưng cũng là chìa khóa để TTHC thực sự được đơn giản hóa theo hướng gắn với dữ liệu, bảo đảm “đúng - đủ - sạch - sống - thống nhất - dùng chung”.
4. Xử lý trong trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất
Do lịch sử lưu trữ và điều kiện tự nhiên (bão, lũ lụt…) ở một số địa phương, sổ hộ tịch có thể bị hư hỏng hoặc thiếu thông tin, dẫn đến CSDLHTĐT chưa được cập nhật đầy đủ. Vì vậy, để bảo đảm quyền lợi của người dân, Quyết định quy định rõ trách nhiệm phối hợp giữa người dân và cơ quan nhà nước, cụ thể, nếu CSDLHTĐT chưa có dữ liệu hoặc dữ liệu không thống nhất với giấy tờ hộ tịch của công dân, cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn công dân liên hệ UBND cấp xã - cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền để cập nhật, điều chỉnh thông tin theo quy định. Điều này vừa bảo đảm tính chính xác của dữ liệu hộ tịch vừa giúp “làm sạch dữ liệu” một cách thường xuyên và liên tục, góp phần cho CSDLHTĐT ngày càng đầy đủ, chính xác hơn.
5. Yêu cầu trước khi kết nối chính thức
Một điểm quan trọng cần lưu ý, trước khi kết nối và chia sẻ dữ liệu, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND tỉnh, thành phố phải thống nhất bằng văn bản với Bộ Tư pháp về: phạm vi và hình thức kết nối dữ liệu, cấu trúc và tiêu chuẩn thông tin, trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật đời tư, phương án đảm bảo an ninh mạng, quy trình kiểm thử trước khi vận hành chính thức. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm việc kết nối dữ liệu được thực hiện minh bạch, an toàn và đúng mục đích.
Việc công bố và chia sẻ dữ liệu hộ tịch không chỉ phục vụ cắt giảm TTHC mà còn tạo nền tảng cho việc hình thành hệ thống dịch vụ hành chính công “không giấy tờ”, “không khai lại thông tin đã có”, tăng cường kết nối dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước, thúc đẩy cải cách hành chính gắn với chuyển đổi số, góp phần xây dựng Chính phủ số, xã hội số và công dân số.